BAB I
PENDAHULUAN
Sebelum manajer
dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat
rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Perencanaan dalam
organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang
peranan lebih dibandingkan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tindakan. Setelah perencanaan sudah dibuat, kasus-kasus yang sering terjadi
dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak
ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), suatu anggaran yang
berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana. Agar hal
demikian dapat sesuai dengan apa yang direncanakan maka harus adanya suatu
pengendalian/pengawasan. Pengendalian/pengawasan
adalah tahap dimana rencana keuangan diimplementasikan, yaitu menyangkut umpan
balik dan proses penyesuaian yang diperlukan untuk menjamin bahwa rencana
terlaksana atau untuk mengubah rencana yang ada sebagai tanggapan terhadap
berbagai perubahan dalam lingkungan operasi.
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu yaitu proses perencanaan dan proses pengendalian/pengawasan yang berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian
memperkenalkan konsep perencanaan dan pengendalian/pengawasan serta menyajikan sejumlah pendekatan
untuk mengefektifkan perencanaan dan pengendalian/pengawasan dari berbagai jenis.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan
Perencanaan
secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu
memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa(what), siapa (who),
kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana
(how).[1]
Menurut
Bintoro Tjokroaminoto perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan
secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Kemudian
Prajudi Atmosudirjo juga berpendapat bahwa perencanaan adalah perhitungan
dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan
tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara
melakukannya.[2]
Dari
pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah
kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan
dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah
kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, hasil yang ingin dicapai,
dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Pelaksanaan dan pengawasan
termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa
dilepaskan dari perencanaan.Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak
terjadi penyimpangan-penyimpangan.
a.
Proses
Perencanaan
Sebelum para
manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu
mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan
dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang
akan mengerjakannya.
Kebutuhan
akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada
tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya
jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer
pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Semua
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan berikut:[3]
1.
Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan.
2.
Merumuskan
keadaan saat ini.
3.
Mengidentifikasikan
segala kemudahan dan hambatan.
4.
Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
b.
Alasan-alasan
Perlunya Perencanaan
Salah satu
maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuantujuan di waktu yang akan
datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh
karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan
kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi
lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua
alasan dasar perlunya perencanaan :
1.
Untuk
mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2.
Untuk
mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.
Beberapa
manfaat perencanaan adalah :[4]
1.
Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan perubahan lingkungan.
2.
Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
3.
Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat.
4.
Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi.
5.
Memudahkan
dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
6.
Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
7.
Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti.
8.
Menghemat
waktu, usaha, dan dana.
Kelemahan
perencanaan adalah :[5]
1.
Pekerjaan
yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2.
Perencanaan
cenderung menunda kegiatan.
3.
Perencanaan
mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4.
Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat
masalah tersebut terjadi.
5.
Ada beberapa
rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
c.
Hubungan
Perencanaan Dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya.
dalam banyak
hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan “meresap” ke seluruh
manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan serta
kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, dan saling
tergantung.
a.
Hubungan
Perencanaan Dengan Penggorganisasian.
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja
bersama sumber daya- sumber daya keuangan, dan manusia dalam organisasi.
Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber
daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efktifitas paling tinggi. Sebagai
contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara
efektif tanpa perencanaan personalia.[6]
b.
Hubungan
Perencanaan Dengan Pengarahan.
Pengarahan adalah perencanaan untuk menentukan
kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk
mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.[7]
c.
Hubungan
Perencanaan Dengan Pengawasan.
Pengawasan adalah perencanaan dan pengawasan yang saling
berhubungan erat.Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan
kerja terhadap rencana.[8]
d.
Hambatan-Hambatan
Perencanaan
1)
Tujuan yang
Tidak Tepat
Tujuan yang
tidak tepat mempunyai banyak bentuk.Membayar deviden yang besar kepada pemegang
saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan
pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat
dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan
dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak
tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran
kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.[9]
2)
Lingkungan
yang Dinamis dan kompleks
Sifat dari
suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan
perencanaan yang efektif.Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan
persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi
untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang.[10]
3)
Keengganan
untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan
lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan
untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin
adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang
manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan
waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak
nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari
tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan
organisasi.Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena
manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai
akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak
memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan
pengembangan mereka sebenarnya.[11]
4)
Penolakan
terhadap Perubahan
Hambatan
lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap
perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam
organisasi.Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun
yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden
yang besar kepada para pemegang sahamnya.Ketika laba mulai turun, manajer
menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden
tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam
waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan
memotong deviden.[12]
B.
Pengertian Pengendalian/Pengawasan
Pengendalian/Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin”
bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara
menbuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan
adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengendalian/pengawasan.
Seperti terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses pengendalian/pengawasan
adalah sebenarnya langkah perencanaan.[13]
Menurut Robert J. Mockler definisi pengendalian/pengawasan adalah suatu
usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, memandingkan kegiatan nyata
dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efesien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.[14]
Pengendalian/Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan
secara efektif. Dan fungsi pengendalian/pengawasan harus diawasi. Sebagai contoh,
apakah laporan-laporan pengendalian/pengawasan akurat ? apakah kegiatan di ukur
dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ? semuanya ini merupakan aspek
pengendalian/pengawasan pada fungsi pengendalian/pengawasan.[15]
a.
Tahap-Tahap Dalam Proses Pengendalian/Pengawasan
Proses pengendalian/pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap
(langkah), seperti yang ditujukan pada gambar dibawah ini.[16]
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengendalian/pengawasan adalah
penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan
pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk menilai hasil-hasil.
Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar.
Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian
pasar (market share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran
produksi.[17]
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar sia-sia bila tidak disertai berbagai
cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua
dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara
tepat.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Stelah frekuensi pengukuran dan sistem minitoring ditentukan, pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada
berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan
(observasi), 2) laporan-laporan, baik lisa dan tertulis, 3) metode-metode
otomatis dan 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan
sampel. Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intrn (internal
auditor) sebagai pelaksanaan pengukuran.
Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari dari proses pengendalian/pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun
tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat
menginterprestasikannya penyimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa
untuk menentukan mengapa standar tidak dicapai.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini
harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar
mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
b.
Pentingnya Pengendalian/Pengawasan
Ada berbagai faktor yang membuat pengendalian/pengawasans semakin
diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah:[18]
1)
Perubahan
lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan
organisasi terjadi terus-menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya
inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, dan adanya
peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer
mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa
organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2)
Peningkatan
kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi
semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis
produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitsbilitas tetap
terjaga, penjualan enceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat
secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri perlu
selalu dimonitor.
3)
Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara
sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi
sering membuat kesalahan-kesalahan – memesan barang atau komponen yang salah,
membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah didiagnosa secara
tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4)
Kebutuhan
Manajer untuk mendelegasikan Wewenang. Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggungjawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan
telah melakukan tugas-tugas yang telah diimplikasikan kepadanya adalah dengan
mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut manajer tidak
dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
c. Pengendalian dalam Era
Pemberdayaan
Untuk melindungi perusahaannya,
para manajer senior didorong untuk mendefinisikan ulang bagaimana mereka
melaksanakan tugas-tugas mereka dan bagaimana mereka yakin bahwa bawahan dengan
bakat kewirausahaan tidak membahayakan kelangsungan hidup perusahaan.
a. Sistem Pengendalian
Diagnostik
Salah satu tujuan utama
system pengendalian diagnostic adalah bertujuan untuk menghilangkan beban
manajer terhadap pengawasan yang konstan. Sekali tujuan ditetapkan, penghargaan
akan didasarkan pada tujuan tersebut.
b. Sistem Kepercayaan
Perusahaan menggunakan
system kepercayaan selama bertahun-tahun dalam upayanya untuk menegaskan
nilai-nilai dan arah yang diinginkan oleh para manajer yang diterapkan oleh
karyawannya.
c. Sistem Batasan
Sistem ini didasarkan
pada prinsip manajemen yang sederhana namun mendasar, yang dapat disebut
sebagai kekuatan pemikiran negative.
d. Sistem Pengendalian
Interaktif
Sistem pengendalian
interaktif merupakan system informasi formal yang digunakan oleh para manajer
untuk melibatkan diri secara terus menerus dan secara personal dalam keputusan
bawahan.
e. Penyeimbangan
Pemberdayaan dan Pengendalian
Para manajer senior yang mengatur arah dan strategi perusahaan secara
keseluruhan memastikan bahwa mereka memiliki cukup pengendalian atas operasinya
yang luas dengan menggunakan seluruh unsur pengendalian. Untuk
mengkomunikasikan nilai inti, mereka mengandalkan sistem kepercayaan.[19]
C.
Kesimpulan
Proses perencanaan dan proses pengendalian/pengawasan merupakan hubungan yang sangat erat. Hal ini terlihat dalam kenyataan, langkah awal
proses pengendalian/pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan. Hal ini agar
tercapainya tujuan suatu organisasi yang efektif dan efisien. Munculnya perencanaan keuangan adalah proses dari :
1. Menganalisis pendanaan
dan pilihan investasi yang terbuka bagi perusahaan.
2. Memproyeksikan
konsekuensi masa yang akan datang akibat keputusan saat ini, guna menghidari
hal-hal yang tidak terduga dan hubungan antara keputusan saat ini dan masa yang
akan datang.
3. Menentukan alternatif
mana yang akan dipilih mengukur hasil selanjutnya terhadap tujuan dalam rencana
keuangan.
Sedangkan munculnya proses pengendalian/pengawasan
adalah:
1. Perubahan lingkungan organisasi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi.
3. Kesalahan-kesalahan.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang.
Daftar Pustaka
Buku:
Handoko, Dr.T Hani,Manajemen,BPFE -
Yogyakarta,1984.
Usman, Husaini, Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2008).
Wiludjeng,
Pengantar Manajemen,(Yogyakarta: Garaha Ilmu, 2007).
Internet:
[1] T.
Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA, 2003), h. 77.
[2]Husaini Usman, Manajemen, (Jakarta:Bumi Aksara, 2008), h.
60.
[3] T.
Hani Handoko, op.cit.,Manajemen, h. 79.
[5]Ibid.
[6]Ibid.
[7]Ibid.
[9]Sri Wiludjeng, Pengantar
Manajemen,(Yogyakarta: Garaha Ilmu, 2007), h. 60.
[10]Ibid.
[11]Ibid.
[12]Ibid.
[19] http://irma-yuni.blogspot.com/2012/04/pengendalian-keuangan.html, diakses hari minggu 27-10-2013.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar